टेस्ट रिपोर्ट PDF का डेटा बिना मैन्युअल एंट्री के Excel में कैसे निकालें

संदर्भ के बिना माप दोबारा उपयोग योग्य डेटा नहीं है

लैब टेस्ट रिपोर्ट, निरीक्षण रिपोर्ट या विश्लेषण प्रमाणपत्र (COA) में केवल मापी गई संख्या परिणाम नहीं होती। यह भी पता होना चाहिए कि किस सैंपल की जांच हुई, किन परिस्थितियों में हुई, सीमा क्या थी और इकाई कौन-सी थी। केवल संख्या वाला कॉलम कॉपी करने से ऐसा Excel बनता है जिसे भरोसे के साथ मिलाना या जोड़ना कठिन है।

डेटा निकालने से पहले Excel के कॉलम तय करें। दस्तावेज़ के अनुसार इनमें ये शामिल हो सकते हैं:

• सैंपल नाम, बैच या लॉट नंबर
• परीक्षण या विश्लेष्य
• मापा गया परिणाम
• इकाई
• विनिर्देश या स्वीकार्य सीमा
• उत्तीर्ण या अनुत्तीर्ण स्थिति
• परीक्षण की शर्तें
• स्रोत PDF का पृष्ठ

तालिका के बाहर लिखी साझा इकाई या परीक्षण शर्त भी उससे संबंधित हर Excel पंक्ति से जोड़ी जा सकनी चाहिए।

PDF की सामग्री को तीन भागों में बांटें

1. पूरी रिपोर्ट पर लागू जानकारी

रिपोर्ट नंबर, जारी करने की तारीख, ग्राहक, सैंपल नाम या लैब का संदर्भ पूरे दस्तावेज़ या पृष्ठ पर लागू हो सकता है। सेल में न होने पर भी ये जरूरी पहचान हैं।

2. तालिका के परिणाम

परीक्षण, सीमा, मापा परिणाम और निर्णय का अर्थ उनकी पंक्ति और कॉलम के संबंध से बनता है। इन्हें टेक्स्ट की एक सपाट सूची नहीं, संरचित सेल के रूप में निकालें।

3. विशेष टिप्पणी और अपवाद

“पता लगाने की सीमा से कम”, “अनुमानित”, “दोबारा परीक्षण” या “माप संभव नहीं” को खाली सेल या शून्य में न बदलें। मूल विशेष संकेत या टिप्पणी के लिए अलग कॉलम रखें।

PDF से Excel बनाने की चरणबद्ध प्रक्रिया

चरण 1: संबंधित पृष्ठ और तालिकाएं तय करें

विषय-सूची और परिशिष्ट वाली रिपोर्ट में एक जैसी तालिकाएं दोहर सकती हैं। कन्वर्ज़न से पहले हर तालिका का पृष्ठ और शीर्षक लिखें। सैंपल या परीक्षण परिस्थिति बदलने पर, नाम समान होने के बावजूद उसे अलग तालिका मानें।

चरण 2: बहु-स्तरीय शीर्षक देखें

कुछ रिपोर्ट में ऊपर परीक्षण श्रेणी और उसके नीचे अलग-अलग परीक्षण होते हैं। मर्ज किया हुआ मूल सेल हर उप-कॉलम का अर्थ तय करता है। सेल खोलने से पहले मूल मान को सभी संबंधित कॉलम में भरें।

ऊर्ध्वाधर रूप से मर्ज सैंपल नामों में भी यही सावधानी रखें। Excel के हर खाली सेल में ऊपर का मान अपने-आप न भरें; पहले पुष्टि करें कि अगली पंक्तियां उसी सैंपल की हैं।

चरण 3: मूल टेक्स्ट की अपरिवर्तित प्रति रखें

<0.01, N.D., — और Pass सामान्य संख्याएं नहीं हैं। अर्थ समझने से पहले चिह्न हटाने पर सूचना नष्ट हो सकती है।

मूल शीट में निकाली गई शृंखला ज्यों की त्यों रखें। अलग कार्य शीट पर लिखित नियमों से इकाइयां अलग करें और संख्याएं बदलें। इससे बाद में हर बदलाव का ऑडिट किया जा सकता है।

चरण 4: तय करें कि तालिका पृष्ठों में जारी है या नहीं

दो हिस्सों को जोड़ने से पहले ये संकेत मिलाएं:

• तालिका का नाम या नंबर समान है।
• कॉलम संख्या और शीर्षक समान हैं।
• पहले पृष्ठ की आखिरी और अगले की पहली पंक्ति तार्किक क्रम बनाती हैं।
• सैंपल या परीक्षण परिस्थिति नहीं बदली है।

संकेत न मिलें तो उन्हें जबरन जोड़ने के बजाय अलग शीट पर रखें।

चरण 5: मूल PDF से सत्यापन करें

केवल साफ और आसान मान न चुनें। इनमें से भी नमूने जांचें:

1. पहली और आखिरी डेटा पंक्ति
2. कई दशमलव वाली संख्या
3. शून्य और अंग्रेज़ी अक्षर O वाली पहचान-संख्या
4. ऋणात्मक मान, “से कम” चिह्न और दायरा
5. पाद-टिप्पणी या विशेष संकेत वाले परिणाम
6. पृष्ठ बदलने से ठीक पहले और बाद की पंक्तियां

स्रोत में कुल हो तो दोबारा गणना करें, लेकिन समान कुल को पूर्ण प्रमाण न मानें। कोई मान गलत पंक्ति या कॉलम में जा सकता है।

स्रोत और प्रोसेस किया हुआ डेटा अलग रखें

शीट	सामग्री
मूल	निकाली गई तालिका और मूल शृंखला, बिना बदलाव
संसाधित	समान किए शीर्षक, अलग इकाइयां और बदले हुए संख्यात्मक मान
स्रोत-संदर्भ	स्रोत फ़ाइल, पृष्ठ, कन्वर्ज़न तारीख, समीक्षक और ज्ञात समस्याएं

मूल PDF को सुरक्षित रखें और रिपोर्ट नंबर से वर्कबुक को उससे जोड़ें। संशोधित रिपोर्ट आने पर भी पता रहेगा कि कौन-सा Excel किस PDF संस्करण से बना था।

पंक्ति-कॉलम पहचान, दोहराए शीर्षक ढूंढना और Excel एक्सपोर्ट स्वचालित हो सकते हैं। लेकिन दो भाग एक तालिका हैं या नहीं, पहचान सीमा वाले मान को कैसे लेना है और कौन-सा परिणाम अंतिम है—ये उपयोग पर निर्भर फैसले स्पष्ट रूप से दर्ज करें।

PDFIntact की मुफ्त जांच ब्राउज़र में मूल फ़ाइल अपलोड किए बिना पृष्ठों की संख्या, टेक्स्ट लेयर की स्थिति और पहचानी गई तालिकाओं व चित्रों की संख्या बताती है। यह निकाले गए परिणामों का प्रीव्यू या अंतिम पंक्तियों, कॉलम और मानों की पुष्टि नहीं करती। रिपोर्टिंग या विश्लेषण से पहले वर्कबुक को मूल PDF से जांचें।